Uma bom sistema de gestão (ERP) para distribuidor tem como função integrar os diversos setores da empresa, como comercial, financeiro, fiscal, logística e controladoria. No entanto, além de ser um bom sistema de gestão, ele precisa estar alinhado aos objetivos e perfil da distribuidora. Assim, o sistema para distribuidoras possibilita a melhor otimização do fluxo de trabalho. 

Mas a pergunta é: como escolher um sistema para distribuidoras adequado e eficaz? 

 

Sistema para distribuidora 

É preciso ficar atento, pois, não é qualquer software de gestão que será útil e benéfico para sua distribuidora. Isso porque, alguns ERPs no mercado, não possuem a qualidade necessária para atender sua distribuidora. 

Entretanto, existem algumas dicas que podem te ajudar na hora de escolher a melhor ferramenta. 

Certifique-se que o sistema atende o seu nicho  

É fundamental que as distribuidoras invistam em um sistema que atenda com qualidade e eficiência o seu segmento. Por isso, devem ficar atentos às soluções de baixo custo e genéricas que não atendem às reais necessidades da empresa, o que poderá  trazer problemas e custos futuros como a troca do sistema. 

Ao invés  de contratar uma solução de mercado genérica, que atende a vários nichos, por que não investir em um sistema para distribuidor pensado especialmente no segmento? Assim, além de contar com recursos e funcionalidades que atendem especificamente as necessidades do setor, você economiza o seu tempo e o dinheiro que poderiam ser perdidos com um software inadequado.

Distribuidora tem que ser foco da empresa fornecedora

Uma dica valiosa é se o sistema que está avaliando possui em seu site conteúdo específico para as distribuidoras. Ao fazer uma busca na internet por "sistemas para distribuidoras" você pode notar que várias empresas possuem uma página específica para distribuidora, mas a página principal é totalmente genérica, sem referenciar diretamente a distribuidora. Desconfie disso, pois é uma estratégia de marketing para atrair clientes desavisados. Valide os casos de sucesso e verifique se realmente são empresas que possuem as mesmas necessidades do seu negócio. Afinal, essa é uma escolha crucial para a sua distribuidora.

Sistema deve ser atualizado e de qualidade 

Com a constante evolução da tecnologia, é preciso estar atento se o seu fornecedor possui uma tecnologia capaz de se atualizar constantemente. Atualmente, a melhor opção no mercado é o sistema de gestão em nuvem, capaz de ser acessado virtualmente de qualquer lugar, mantendo o sistema da distribuidora atualizado sem necessariamente precisar ir à empresa.

Também é possível contar com um sistema para distribuidoras que constantemente é atualizado, com a inserção de novos recursos, solução de problemas e otimização de funcionalidades. Assim, você se certificará de não usar uma ferramenta ultrapassada. 

Um exemplo dessa atualização, é saber se o fornecedor já possui estudos ou a intenção de incorporar recursos de inteligência artificial ao sistema. Por exemplo, ele consegue prever o comportamento dos seus clientes em relação a inadimplência ou predição de vendas?

O atendimento tem que ser especializado no seu negócio

Sabemos que dúvidas durante a operação acontecem em vários momentos do dia. Devemos estar cientes sobre quais os canais de atendimento a empresa fornecedora do sistema tem para solucionar os problemas que aparecem. Entre os principais meios de contato, estão: telefone, chat ou controle de atendimento via ticket. Mas atenção, não podemos deixar o problema acontecer para saber a eficiência do fornecedor. Por isso, entenda se ele realmente entende do seu negócio? Ele fala a sua língua ou atende a diversos segmentos e o seu é apenas mais um? Ele atende de forma eficiente e eficaz?

Busque essa informação antes de fechar o contrato. Peça ao seu fornecedor depoimentos de clientes satisfeitos, e também os contatos de clientes atuais para que eles possam te passar a visão de quem está usando o sistema para distribuidora. Certamente eles poderão te contar os pontos relevantes do sistema de distribuidora a ser contratado.

Funcionalidades específicas 

Outro importante aspecto na hora de avaliar um sistema de gestão para sua distribuidora é em relação às suas funcionalidades. Não deve se levar em consideração somente o que a empresa está oferecendo, mas o que a distribuidora precisa em relação a sistema. Afinal, nada adianta ter um excelente sistema se ele não atende as funções básicas para sua empresa.  

Portanto, identifique quais são as reais necessidades da sua distribuidora e avalie como sistema consegue atendê-las. O ideal é buscar por um software específico, para não haver a necessidade de contratar serviços adicionais e, assim, gastar mais dinheiro. A ideia é que a ferramenta supra às demandas mais específicas, como acompanhamento da força de vendas, previsão de vendas, controle financeiro, controle de estoque, montagem de carga, gestão de comodato, dentre outras diversas atividades e negócios.

Mas quais são essas funcionalidades? Logo a seguir, entenda mais sobre o assunto.

Principais funções de um sistema para distribuidoras 

Os recursos do sistema para distribuidoras são responsáveis pelo gerenciamento e otimização de tarefas de cada departamento da distribuidora. Assim, existem módulos específicos para cada setor, como:

  • Integração com sistemas diversos
  • Aplicativo de força de vendas
  • CRM
  • Financeiro
  • Estoque
  • Faturamento
  • Montagem de carga
  • Roteirização
  • Fiscal
  • Contábil
  • Comercial
  • Vendas
  • Predição de vendas
  • E-commerce Nativo 

  

Integrações com sistemas diversos

Um fator importantíssimo quanto ao sistema é a capacidade dele conversar com outros sistemas. Você vai encontrar diversos sistemas muito "badalados" que informam a existência de diversas integrações e APIs para integração, mas a verdade é que para integrar, de fato, exige um esforço de ambos os lados da integração e também da sua operação. Portanto, antes de escolher o sistema para sua distribuidora, verifique se a empresa fornecedora te oferece auxílio para a ajuda necessária e a mão de obra qualificada para implementar a troca de informações entre os sistemas que escolheu, principalmente de força de vendas, de e-commerces e marketplaces, de bancos e meios de pagamentos. 

 

CRM - Relacionamento com clientes

Um ponto crucial para qualquer empresa é manter um forte relacionamento com os seus clientes. E para isso, a rotina de comunicações e interações com eles é imperativa. Pensando nisso, ao procurar por um sistema para distribuidora, verifique se o sistema possui ênfase neste item, com o registro de informações corretas dos seus clientes, suas interações e histórico de comunicações, a gestão das suas oportunidades e leads, e análise de dados para melhorar o atendimento e relacionamento com os seus clientes.

 

Quais as situações que um sistema para distribuidora específico resolve?

Para entender por quais razões devemos escolher um sistema para distribuidor específico, basta verificar as situações do dia-a-dia que impedem o seu negócio de crescer. Com um sistema de distribuidoras, a gestão do estoque fica mais equilibrado, evitando perdas por falta de produto para atender aos clientes e diminuindo produtos que ficam encalhados. Ou seja, a sua compra fica mais precisa. Outro pronto que salientamos, é a gestão fiscal correta. Com tantas leis fiscais, o sistema consegue atender as exigências fiscais evitando o pagamento incorreto de impostos, que podem gerar multas e prejuízos. Além disso, o sistema ajuda na projeção do fluxo de caixa, tornando o planejamento financeiro realista. A eficiência nas operações financeiras é outro ponto importante. Com o sistema, torna-se claro as taxas que os bancos e cartões de crédito cobram nas suas operações. Com o conhecimento desses valores, fica mais fácil negociar com essas instituições e encontrar melhores alternativas. E o melhor de tudo, é que um sistema para distribuidoras certamente auxiliará nas vendas externas, pois os vendedores terão acesso a informações precisas e corretas sobre os seus clientes.

Reforma tributária e o sistemas para distribuidoras. Qual a relação entre elas?

Com a proximidade da implantação das novas regras de tributação, todas os segmentos serão afetados. Vale lembrar, que existirá um período de transição para a cobrança total da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) que durará de 2026 a 2032, período em que também serão extintos os tributos ICMS, ISS, PIS e COFINS.  E de 2029 a 2078, haverá a modificação gradual da cobrança do local de produção para o de consumo. Portanto, é crucial que a escolha de um sistema de gestão para distribuidoras já contemple essa questão, pois com a co-existência de dois regimes tributários o gestor precisará informação precisa para evitar perdar tributárias.

Sistema para distribuidora evita perda e desvios?

Uma das maiores dores de cabeça de um distribuidor é lidar com questões de perdas de estoque, seja por vencimento da validade de um produto, seja por extravios causados intencionalmente ou não de produtos. Com um sistema de gestão, a rastreabilidade dos produtos pode atingir níveis elevados, com identificação do local do estoque onde estão os produtos, bem como, o controle de lotes e montagem de cargas para o envio dos pedidos. Certamente exigirá muito esforço de controle e organização, mas o retorno é recompensador. 

Sistema para distribuidora te ajuda a economizar?

Certamente um sistema projetado e pensando no segmento de distribuidora te ajuda a economizar e também te ajuda a vender mais. Com organização e alinhamento das necessidades, é possível atender e vender mais sem contratar ninguém. Imagine um sistema fornecendo dicas valiosas em painéis gerenciais e sugestões de vendas de forma automática. Note que o intuito do sistema nem sempre é informatizar e automatizar para dispensar funcionários, mas sim, para ter um outro patamar de gestão e possibilidades de expansão e maiores ganhos. 

Inteligência artificial para distribuidor. Quais os pontos que ela pode ajudar.

A inteligência artificial juntamente com o aprendizado de máquina vem sendo desenvolvido há mais de 50 anos. Entretanto, somente recentemente tornou-se popularizada a sua aplicação para mais pessoas. A IA (Inteligência Artificial) pode auxiliar no planejamento financeiro, na abordagem comercial, na organização do atendimento, enfim, em muitos pontos. Certamente um sistema para distribuidor atualizado fará usa da IA para melhorar o desempenho dos seus processos, bem como, pode tornar o sistema um auxiliar gerencial valioso. Na hora da escolha de um sistema,  verifique o quão atualizada está a empresa fornecedora em relação a novas ferramentas de IA e aprendizado de máquina. 

 

Comunicação e aprendizado eficiente com Bots e Chat e IA

Imagine um sistema que consiga qualificar um lead através de perguntas simples e direta no Chat via whatsapp, ou mesmo se comportar como um consultor técnico sênior para indicar produtos adequados para os seus vendedores de acordo com as especificidades do seu cliente. Ou um assistente que sugira um texto para o seu vendedor reativar ou cativar um cliente que não compra há algum tempo? E que faça isso de forma pró-ativa, indicando para quais clientes o seu vendedor deve contactar. Enfim, são tantas novidades que se adotarmos antes, certamente sairemos na frente da concorrência. Mas para isso, o seu fornecedor de sistema para distribuidoras deve estar atualizado nas tecnologias e ferramentas disponíveis aplicados ao segmento de distribuição. Portanto, atente-se a esse detalhe na hora de escolher o seu fornecedor.

 

 

Checklist para escolha de um sistema para distribuidoras

Para facilitar a sua busca, criamos um checklist com perguntas te guiar na escolha do sistema para distribuidoras:

  • A empresa possui histórico de atendimento no segmento de distribuidoras?
  • O sistema está disponível na internet ou somente em servidor local?
  • Você acessa o sistema através de um navegador (Google Chrome, Firefox, Safari) ou de algum outro programa (como o Windows Remote Desktop)?
  • Você precisa contratar um servidor específico para o seu sistema ser disponibilizado na internet?
  • Durante o processo de contratação, a empresa fornece indicações dos atuais clientes para que você possa tirar algumas dúvidas sobre as capacidades do sistema?
  • A empresa permite a personalização para atender demandas específicas ou é um sistema "engessado", isto é, um  sistema de "prateleira" em que você é obrigado a adaptar-se a ele?
  • A implantação do sistema é feita por você, com aulas gravadas, ou existem profissionais e/ou consultores disponíveis para auxiliá-lo no processo de implantação?
  • O suporte prestado pela empresa fornecedora funciona somente através de tickets/email ou existem profissionais capacitados com os quais você pode explicar as dúvidas e buscar a melhor solução para a sua dúvida e/ou problema?
  • Se você continuar crescendo, o fornecedor atenderá a sua demanda futura?

Enfim, são algumas perguntas que certamente farão com que a sua escolha esteja muito melhor embasada. Se tiver sugestões de mais perguntas, por favor, nos mande através do formulário https://blogdodistribuidor.com.br/contato. Ficaremos extremamente satisfeitos em ouvi-lo.

 

Referência no mercado  

Agora que você já sabe os benefícios de ter um sistema de gestão específico para distribuidora, te convido a conhecer a W3ERP.

A W3ERP conta com um sistema ideal para distribuidoras. Completo e integrado atende a sua distribuidora garantindo uma gestão eficiente e automatizada. Otimize a sua gestão com um sistema para distribuidora 100% online e conte com a parceria de uma empresa com know-how no segmento de distribuidoras.