Se você é gestor ou participa das decisões de uma distribuidora, sabe que equilibrar eficiência, agilidade, controle e precisão são pilares fundamentais para se manter competitivo nesse mercado. Entretanto, garantir tudo isso de ponta a ponta dentro da distribuidora pode se tornar um grande desafio, principalmente quando não se tem um sistema para distribuidoras que descomplique essa missão.

O intuito desse conteúdo é passar conteúdos relevantes para essa decisão. Estamos há anos ajudando centenas de distribuidoras de todos os segmentos. Com todo o conhecimento e expertise que reunimos ao longo desses anos, queremos, de fato, te ajudar a compreender a importância de contar com um sistema para distribuidoras e como fazer uma boa escolha na hora de adotar uma ferramenta para gestão.

O que é um sistema para distribuidoras? Sobre que tipo de sistema estamos falando?

Se um sistema de gestão genérico, ou um ERP, serve para facilitar o gerenciamento de uma empresa qualquer, um sistema para distribuidoras é uma solução projetada para atender às necessidades únicas e complexas que operam no setor de distribuição.

É um software de gestão desenvolvido para otimizar a automatizar uma série de processos, desde a gestão de estoque, roteirização, expedição, compras, vendas, faturamento, entre outras necessidades. Com um sistema de gestão para distribuidoras, você tem funcionalidades em mãos para melhorar os resultados, seja ganhando mais tempo nos processos, aumentando a precisão, reduzindo custos operacionais, eliminando retrabalhos e dando agilidade à rotina da distribuidora.

Em outras palavras, se você quer atacar problemas específicos, seja de tributação, faturamento, integração, estoque ou mobilidade, por exemplo, adotar uma ferramenta genérica que não foi pensada especificamente para potencializar uma distribuidora, pode te fazer perder tempo e dinheiro.

Infelizmente, ainda é muito comum encontrar distribuidoras que implementam uma série de ferramentas, mas que ainda convivem com as mesmas dificuldades.

Um sistema para distribuidoras é mesmo um investimento necessário?

Assim como em outros segmentos, na distribuição a margem de erro é um luxo que não podemos nos dar. Um sistema para distribuidoras se torna a espinha dorsal das operações. Ele automatiza processos cruciais, eliminando erros humanos, garantindo que seus pedidos, inventários e entregas estejam sempre em sintonia.

Um sistema específico para distribuidoras é frequentemente necessário para quem deseja se manter competitivo no mercado e mira um crescimento contínuo. Distribuidoras enfrentam desafios únicos e um bom software pode ser uma peça crucial no dia a dia. 

Conheça os benefícios desse tipo de sistema e veja o que uma boa ferramenta precisa ter.

Gestão de estoque e facilitação da logística

Você sabe bem que uma distribuidora lida com cadeias de suprimentos complexas, envolvendo o recebimento de produtos de vários fornecedores, o armazenamento em depósitos e as entregas aos clientes. 

Um bom sistema para distribuidoras deve oferecer recursos avançados para monitorar e controlar o estoque de forma prática e eficiente. Além disso, as melhores ferramentas podem gerenciar essas operações logísticas de maneira mais adaptada e eficaz. Atualmente, a introdução da IA (inteligência artificial) pode ajudar a agilizar as tarefas, como a previsão de estoque baseada nas vendas futuras, a roteirização personalizada, dentre outros benefícios.

Já parou para pensar no quanto a capacidade de rastrear um produto em estoque, em tempo real, pode ajudar? Além disso, prever demandas sazonais, automatizar reposições em estoque com base em padrões facilmente monitorados pode impactar diretamente para o crescimento da distribuidora.

Maior agilidade para tomada de decisão

A possibilidade de tomar decisões informadas em tempo real é um dos maiores trunfos que um sistema para distribuidoras. Com dados precisos e relatórios instantâneos, você terá uma visão panorâmica da distribuidora, permitindo ajustes estratégicos com rapidez para se adaptar a mudanças do mercado e as necessidades de seus clientes. Nesse ponto, a inteligência artificial integrada ao ERP pode te  fornecer dicas e ideias que podem passar despercebidas pela análise do dia a dia.

Para isso, é fundamental optar por sistemas que de fato entregam essa acessibilidade e agilidade. Softwares armazenados em nuvem, ou seja, na web, podem ser facilmente acessados independentemente de local ou horário.

Imagine, por exemplo, estar no meio de uma situação em que você precisa consultar um relatório para tomar uma decisão estratégica envolvendo uma grande parceria. Nesse cenário hipotético, você acaba se esbarrando em algumas limitações:

  • Os últimos dados compartilhados com você são 100% confiáveis?
  • As informações que tem em mãos no software são relevantes para o seu modelo de negócio e te ajudam a tomar decisões estratégicas?

Nessas situações, possivelmente a distribuidora seria prejudicada. Ou você perderia tempo para solucionar ou perderia uma grande oportunidade.

Com um sistema para distribuidoras armazenado na web, você teria acesso a esses dados a onde você estivesse. Além disso, poderia emitir relatórios e comparar informações em tempo real. Pode parecer algo simples, mas é uma vantagem que aumenta consideravelmente o poder estratégico de uma distribuidora.

Eficiência no controle financeiro

Usando um sistema para distribuidoras, você consegue enxergar e controlar todos os processos que envolvem as finanças da distribuidora. Com um bom sistema de gestão, você pode automatizar seus processos de cobrança, emitir boletos, ter uma visão analítica do fluxo de caixa, entre outros recursos.

Sobre o fluxo de caixa otimizado, vale lembrar que, além de ajudar no acompanhamento de receitas e despesas da distribuidora, ele será um grande aliado na análise do planejamento orçamentário, comparando os valores previstos com os realizados, e também na identificação de saldos financeiros em datas futuras para planejamentos de compras e investimentos.

Dica: opte por uma solução que tenha um dashboard personalizado, com informações financeiras relevantes, que possam ser consultadas e analisadas de onde quiser, seja através de um smartphone ou tablet, por exemplo.

Recursos para otimizar as vendas

Outra recomendação importante é optar por um sistema para distribuidoras que te permite otimizar e automatizar processos no setor de vendas, seja:

  • automatizando pedidos;
  • controlando comissionamentos;
  • gerando mais autonomia para vendedores negociarem (saldo flex, por exemplo);
  • controlando a agenda de vendedores;
  • gerenciando dados do estoque, inventário, histórico de vendas — saída e entrada de produtos, entre outros processos, de forma inteligente.

Otimização da montagem de carga

Uma solução específica para distribuidoras também pode descomplicar a organização de entrega de materiais da expedição em rotas de entrega. A montagem de carga serve como uma organização de veículos para transporte e rota para entrega de produtos/mercadorias.

No sistema para distribuidoras, você pode fazer o pedido, gerar a venda e fazer a montagem de carga de uma ou mais vendas, criando uma rota para o transportador entregar as mercadorias. Você pode optar por um software que te mostre, baseado na quantidade de produtos vendidos, os veículos disponíveis para fazer entrega e os que possuem a quantidade de cubagem (quantidade de mercadoria que pode carregar) necessária para a execução do transporte.

Customização e flexibilidade

O sistema para distribuidoras oferece customização e consequentemente maior flexibilidade, permitindo adaptar relatórios e recursos do sistema de acordo com as necessidades específicas da distribuidora.

Sendo assim, antes de adquirir ou assinar um software, veja se ele realmente é customizável e se o mesmo irá oferecer flexibilidade ao seu negócio. Vale lembrar que, sistemas flexíveis permitem rápida adaptação a mudanças no mercado, mantendo a agilidade da distribuidora em relação às mudanças.

Exemplo: A capacidade de reconfigurar facilmente processos e procedimentos para lidar com novas linhas de produtos, regulamentações ou mudanças nas demandas dos clientes.

Integração entre setores

Aqui fica uma dica para ter atenção, afinal, quantas ferramentas são oferecidas no mercado com promessa de integração, mas que não entregam o resultado esperado?

Esteja atento, questione e entenda na hora de adquirir, para saber se o sistema para distribuidoras que está sendo oferecido para você realmente vai impactar sua distribuidora com a integração entre os setores.

O ideal é que o sistema, de fato, desempenhe um papel decisivo na integração dos diversos setores da distribuidora, proporcionando uma visão abrangente e unificada das operações. 

Ao centralizar informações importantes, como inventário, pedidos, finanças e logística, por exemplo, a solução promove uma comunicação eficiente entre os departamentos. Os setores de vendas podem acessar dados em tempo real para entender a disponibilidade de produtos, enquanto o departamento de logística utiliza informações precisas para otimizar rotas de entrega. 

Já a integração financeira garante uma contabilidade precisa e transparente, enquanto o setor de atendimento ao cliente acessa dados atualizados para oferecer um serviço personalizado. Dessa forma, você consegue eliminar barreiras entre os setores, proporcionando uma abordagem coesa e eficaz na gestão da sua distribuidora.

Além de tudo isso que compartilhamos com você, aqui vai mais alguns pontos que você não pode deixar de observar:

  • Busque entender se o sistema integra facilmente com outras ferramentas e tecnologias;
  • Veja se o software é multi empresas e multi negócios, caso precise gerenciar mais de uma distribuidora;
  • Observe se a empresa que fornece o software conta com soluções mobile para ajudar, como aplicativos, por exemplo;
  • Assegure-se de que a empresa tenha expertise e agilidade para executar o processo de implantação sem perder tempo e paralisar a sua distribuidora;
  • Opte por um fornecedor que garanta um suporte ágil, eficiente e sólido, para te ajudar em caso de qualquer problema.

Por fim, muitas pessoas olham apenas para a parte tecnológica do sistema para distribuidoras, mas é fundamental contar com um fornecedor que seja especialista tanto em desenvolvimento de software quanto no setor de distribuição.

Quando o fornecedor do seu software entende a rotina da sua distribuidora, conhece a sua dor e trabalha em busca de mais soluções para o segmento de distribuição, o seu relacionamento com esse parceiro e a sua experiência com a ferramenta pode ser infinitamente melhor. Nesse ponto, para distribuidoras, a expertise do fornecedor conta muito.